آخرین بروز رسانی: 25 اردیبهشت, 1401

راهنمای انتخاب سیستم حضور و غیاب

راهنمای انتخاب سیستم حضور و غیاب

منابع انسانی یکی از بخش های جدایی ناپذیر برنامه ریزی منابع سازمانی یک سازمان و حضور و غیاب زمانی، بخش مهمی از منابع انسانی است. انتخاب راه‌حل مناسب برای حضور و غیاب می‌تواند نه تنها از نظر هزینه به نفع یک سازمان باشد، بلکه می‌تواند تجربه کاری بهتری را به نیروی کار ارائه دهد، که به نوبه خود می‌تواند تعامل و همکاری بهتری با نیروی کار ایجاد کند. بنابراین وجود یک سیستم حضور و غیاب کارآمد بخش مهمی از برنامه ریزی سازمان است.

مدیریت نیروی کار در قرن بیست و یکم مجموعه‌ای از چالش‌ها را پیش روی مدیران قرار می‌دهد. کارمندان امروزی بیش از هر زمان دیگری متحرک هستند و مانند گذشته به هم متصل هستند و باعث می شود محل کار دیگر عنصری حیاتی در ترکیب نباشد. نظم و انضباط کارکنان  در دنیایی که سریع حرکت می‌کند بسیار حائز اهمیت است.

حضور و غیاب زمانی یک سیستم مهم برای یک شرکت است تا به مدیریت نیروی کار رو به رشد روزانه در تمام طول سال کمک کند. در این مقاله  عناصر مهمی که باید هنگام انتخاب یک سیستم حضور و غیاب خوب برای شرکت خود به آنها توجه کنید، ارائه می شود. هیچ یک از آنها را بدیهی نگیرید زیرا زمانی که یک شرکت رشد می کند، الزامات آن دنبال می شود و سرمایه گذاری در سیستمی که نمی تواند با تغییرات آینده کنار بیاید، هدر می رود.

China Online Employee Fingerprint Attendance Tracking Management System - China Online Fingerprint Attendance Tracking, Online Fingerprint Attendance Tracking System

 7 معیار نحوه انتخاب سیستم ردیابی حضور و غیاب مناسب:

اگرچه ما در قرن بیست و یکم زندگی می کنیم، برخی از شرکت ها و بخش های پرسنل هنوز با سیستم های حضور و غیاب مبتنی بر کاغذ سروکار دارند.

یک سیستم حضور و غیاب الکترونیکی با کیفیت خوب می تواند در هزینه و زمان سازمان شما صرفه جویی زیادی کند. تامین کنندگان زیادی در بازار با راه حل های مختلف سیستم حضور و غیاب وجود دارند. چگونه مناسب ترین سیستم حضور و غیاب را برای سازمان خود انتخاب کنیم؟

ما فهرستی از 8 معیار اساسی برای انتخاب سیستم حضور و غیاب الکترونیکی ارائه می دهیم:

1. تنوع در شیفت کاری

اگر شما کسب و کاری دارید که تعداد کارمندانش زیاد است و یا از شیفت های پیچیده استفاده می شود مثلا کارمندان به صورت شیفتی کار می کنند و یا برخی از کارمندان حقوق خود را به صورت ساعتی دریافت می کنند، سیستمی را انتخاب کنید که بتواند به چنین درخواست هایی رسیدگی کند.

همچنین اطمینان حاصل کنید که فروشنده ای را انتخاب می کنید که قبلاً چندین مشتری با نیازهای مشابه با تجارت شما را داشته باشد.

2. طراحی ساده

اگر یک شرکت اداری هستید و ساعات کاری کارمندانتان ثابت است، کار خود را با یک سیستم بسیار پیچیده، سخت نکنید و روی طراحی و سادگی تمرکز کنید.

علاوه بر این، برخی از فروشندگان امکان ثبت حضور و غیاب را از طریق یک برنامه تلفن همراه ارائه می دهند.  اگر کارمندان زیادی دارید که به طور منظم در جاده ها و دور از محل کار هستند این سیستم می تواند برای چنین کسب و کاری بسیار جالب باشد.

 3. تاییدیه های الکترونیکی برای ثبت مرخصی

برای کارمندان، احساس خوبی است وقتی مجبور نباشند به بخش منابع انسانی مراجعه کنند تا برگه مرخصی را به صورت دستی پر کنند و سپس به دنبال سرپرست واحد خود باشند تا برگه مرخصی را امضا نماید.

کارمندان می توانند با استفاده از تاییدیه های الکترونیکی، همه کارها را با چند کلیک انجام دهند بدون اینکه میز کار خود را ترک کنند. مرخصی های تایید شده به طور خودکار در سیستم ثبت می شوند و مدیران منابع انسانی دیگر مجبور نیستند آنها را به صورت دستی وارد کنند.

4. ارائه خروجی به سیستم حقوق و دستمزد

اکثر فروشندگان سیستم حضور و غیاب الکترونیکی می توانند ارتباطی به سیستم حقوق و دستمزد ارائه دهند. این گزینه می تواند باعث صرفه جویی زیادی در زمان پرسنل شود و همچنین باعث کاهش خطاهای احتمالی می شود. زیرا دیگر نیازی به ورود دستی حضور و غیاب نیست.

هر چه سازمان بزرگتر باشد و بررسی حضور و غیاب پیچیده تر باشد، در زمان صرفه جویی بیشتری می شود. اما، مهم است که فروشنده بداند چگونه آن را دقیقاً برای نیازهای شرکت شما تنظیم کند.

به سخنان خرده فروشان صد درصد اعتماد نکنید، اما کیفیت محصولات آنها را بررسی کنید.

5. تناسب بین قیمت و کارایی

قیمت سیستم حضور و غیاب الکترونیکی همیشه باید با معیارهای دیگر مقایسه شود و شما نباید تنها به دنبال ارزان ترین گزینه باشید. قیمت معمولاً بر اساس چندین معیار از جمله پیاده سازی سیستم، مجوز، پایانه ها، ارائه خروجی به حقوق و دستمزد، پشتیبانی فنی، به روز رسانی سیستم و غیره مرتبط  است.

با این حال، هزینه هر کالا معمولا برای هر فروشنده متفاوت است.

مقایسه دقیق هزینه‌های کوتاه‌مدت و بلندمدت نیز مهم است، زیرا برخی پیشنهادات فروشنده ممکن است در ابتدا هزینه‌های بالاتری برایتان داشته باشند، اما هزینه‌های سال‌های بعدی شما را کمتر خواهد کرد.

6. حفاظت و امنیت داده ها

داده‌های حضور و غیاب کارکنان حاوی اطلاعات شخصی مهمی است و بنابراین لازم است اطمینان حاصل شود که سیستم حضور و غیاب با استانداردهای تعیین شده توسط قانون GDPR مطابقت دارد. اگر کسب و کار شما دارای بخش IT و حقوقی است، نمایندگان آنها را در فرآیند انتخاب و خرید محصول مشارکت دهید تا مطمئن شوید که سیستم حضور و غیاب واقعاً استانداردهای مد نظر شما را برآورده می کند.

7. پشتیبانی فنی

کیفیت پشتیبانی فنی نیز بسیار مهم است. فروشنده باید  اجرای روان و با کیفیت سیستم جدید، که شامل انتقال داده ها، راه اندازی سیستم و همچنین آموزش کارمندان و مدیران است، را تضمین نماید. پس از اجرا، تامین کننده باید بتواند به سرعت و بدون انتظار بی مورد، برای حل هر گونه مشکل پاسخو باشد.

محصولات مرتبط:

دستگاه حضور و غیاب

منبع :

https://www.hrprofil.eu/en/8-criteria-of-how-to-choose-the-right-attendance-tracking-system/  

مقالات مرتبط رو حتما ببینید

نظر شما برای ما با ارزشه

0 دیدگاه